Para acceder a las funciones de revisión, administración, consulta o gestión de asistencia y prenómina en PreAsyst WEB, es indispensable contar con un usuario y una contraseña proporcionados por el Administrador Central. Sin estas credenciales, el acceso a la plataforma es imposible.
Al dar de alta o modificar usuarios con acceso al sistema, deben considerarse los siguientes lineamientos:
1. Seguridad y Bajas de Personal
Es crítico tramitar la baja inmediata de los usuarios que dejen de laborar en la organización. Al ser una plataforma en la nube, el sistema permite el acceso desde cualquier ubicación y dispositivo; por lo tanto, una cuenta activa representa un riesgo de seguridad si el excolaborador conserva sus credenciales.
2. Parámetros de Configuración de Usuario
- Usuario: Debe ser un dato alfanumérico único. Se recomienda utilizar el número de nómina para facilitar la identificación si el usuario forma parte de la plantilla interna.
- Contraseña: Los requisitos de complejidad se rigen por las reglas definidas en la pestaña de Seguridad, dentro de la opción de Parámetros.
- Permisos de Mantenimiento: Determinan si el usuario tiene autorización para modificar o eliminar registros automáticos de asistencia (generados por relojes digitales). Su activación debe ser restringida y justificada.
- Jefe Directo (Pestaña Configuración Adicional): Si se selecciona «NINGUNO», el usuario podrá visualizar a todo el personal, siempre que su perfil tenga acceso a todas las unidades de negocio. De lo contrario, se debe asignar como jefe directo a un perfil con jerarquía total, como el Administrador General.
- Modo de Inicio de Sesión: Para cualquier alta o modificación, esta opción debe permanecer en «PREDETERMINADO».
3. Gestión de Tiempos y Consultas
- Máximo T.E. (Tiempo Extra) a Empleados: Define el límite de horas extras autorizables por empleado, validado según su tipo de periodo.
- Máximo T.E. por Usuario: Establece el tope de horas extras que un usuario específico puede autorizar globalmente para el personal a su cargo.
- Máximo de Días a Seleccionar: Por rendimiento del sistema, el rango de consulta estándar es de 35 días, ampliable hasta 70 días. Solo el Administrador Central puede consultar periodos de hasta 365 días por configuración predeterminada.
4. Permisos Especiales y Restricciones
- Exentar Bloqueo de Periodos: Si se activa, el usuario podrá modificar movimientos de asistencia sin restricciones de fecha. Se recomienda mantener esta opción activada para administradores generales y desactivada para usuarios con visualización limitada.
- Modificación Masiva de Incidencias en Fechas Pasadas: Permite realizar cambios en bloque sobre incidencias aplicadas en periodos anteriores.
- Cambiar Contraseña: Habilita al usuario para actualizar sus credenciales según las reglas de negocio vigentes.
Nota sobre Privacidad: Todas las contraseñas están encriptadas y son estrictamente confidenciales; ningún administrador puede visualizarlas. En caso de olvido o extravío, el usuario deberá utilizar la opción de recuperación o solicitar al Super Administrador el restablecimiento de una nueva clave.