Para que PreAsyst WEB identifique, procese y reconozca los registros provenientes de los relojes digitales, es indispensable dar de alta a los empleados en la plataforma.
Antes de iniciar el alta de personal, se recomienda haber configurado y asignado los catálogos base: organización administrativa, administración de personal, periodos, horarios, planillas de turno y tolerancias. Esto permitirá vincular toda la información en un solo proceso.
Nota sobre el Número de Empleado: El identificador (numérico o alfanumérico) debe ser único. El sistema impide la duplicidad de números mediante avisos de conflicto, asegurando que no se reutilicen registros.
Alta de Empleado
Esta opción permite capturar al personal que requiere generar y visualizar asistencia y pre-nómina. Es obligatorio asignar un número único que no se repita con empleados activos o dados de baja. El formulario distingue entre campos obligatorios para la operación y datos opcionales.
Consideraciones Biométricas: Se recomienda dar de alta al empleado en el sistema antes de registrar sus datos biométricos (huellas, rostro, palma, tarjeta, etc.) en el reloj. Si se realiza el proceso inverso, el número de empleado aparecerá en la sección “Alta Remota” de la pantalla principal, desde donde se deberá completar el registro.
Pruebas de Registro: Una vez dado de alta el empleado y realizado el enrolamiento en el reloj, es fundamental realizar pruebas de registro. La recepción del evento es inmediata, mientras que la calificación del mismo toma aproximadamente 5 minutos.
Baja de Empleado
Esta función permite modificar el estatus del personal de "Activo" a "Baja", registrando la fecha y el motivo correspondiente. El cambio tiene efecto inmediato tras guardar la modificación.
Recomendación Operativa: Se sugiere aplicar la baja hasta que finalice el periodo correspondiente. Para los días restantes del periodo en que el empleado ya no labore, se debe asignar la incidencia “BAJA”. De lo contrario, el empleado dejará de estar disponible para consulta o registro de información de forma inmediata.
Modificación de Empleado
Permite editar la información del personal, a excepción del número de empleado, clave de registro y fecha de alta, los cuales permanecen bloqueados para garantizar la integridad de la base de datos.
Impacto de los Cambios: Las modificaciones en campos vinculados a catálogos (tipo de periodo, tipo de empleado, etc.) son inmediatas. Si se realizan a mitad de un periodo, la información podría aparecer dividida en reportes y monitores. Para evitar inconsistencias visuales, se recomienda realizar estos cambios al finalizar el periodo. Cualquier ajuste aplica para registros futuros y no de forma retroactiva sobre días ya calificados.
Asignación de Roles de Turno
Al dar de alta a un empleado, se debe asignar su rol en la pestaña correspondiente. Existen dos modalidades:
- Planilla de Turnos: Se selecciona una planilla previamente configurada. El sistema cargará automáticamente las semanas de rotación, horarios y descansos definidos.
- Configuración Manual: Se define el número de semanas de rotación (de 1 a 16).
- Cálculo de rotación: Se debe determinar cuántas semanas transcurren antes de que el ciclo se repita. Por ejemplo: si un empleado tiene una semana de día, una de tarde y una de noche, el ciclo es de 3 semanas.
- Asignación individual: En esta modalidad, el administrador selecciona día por día el horario o descanso requerido de forma abierta.
Asignación de Tolerancias
En la pestaña de pre-nómina, se deben asignar las tablas de tolerancia de entrada y salida para identificar retardos o salidas anticipadas. Si no se requieren, los campos pueden permanecer vacíos.
El cálculo de estas tolerancias se aplica a partir del momento de la asignación en eventos nuevos o capturas manuales en el Kardex. El proceso no es retroactivo, a menos que se realice un reproceso masivo de eventos tras el cambio.
Asignación de Grupo de Dispositivos
Es necesario asignar al empleado un grupo de dispositivos que incluya los relojes digitales autorizados.
- Los eventos recibidos desde relojes asignados generarán asistencia automáticamente.
- Los eventos de relojes no asignados se recibirán en el sistema, pero no se considerarán para la asistencia.
- Existen reglas de negocio adicionales que podrían invalidar un registro incluso si el dispositivo está asignado.
Asistencia Remota
PreAsyst WEB permite el registro de asistencia mediante dispositivos móviles o computadoras a través de un navegador o la aplicación (Android/iOS).
Configuraciones disponibles:
- Zona Horaria: Puede validarse de forma automática (según el dispositivo) o manual (según la zona indicada en el sistema).
- Seguridad: Se requiere una contraseña para el registro, el cual captura una fotografía al momento del evento.
- Inteligencia Artificial: Es posible activar validaciones de «rostro vivo» para evitar fraudes con fotografías externas (requiere consultar planes con el distribuidor).
- Geolocalización: El registro captura coordenadas (latitud/longitud). Se requiere que el dispositivo cuente con GPS integrado para mayor precisión, ya que en computadoras personales la ubicación puede ser inexacta.
- Geocercas: Se pueden asignar grupos de geocercas para determinar si un evento realizado de forma remota es válido según la ubicación permitida.
Manual del Catálogo de Empleados