Como parte del proceso de cierre en PreAsyst WEB, es necesario que, de acuerdo con la periodicidad establecida, se realice la verificación, validación y confirmación de las excepciones. Estas representan los casos en los que no se cumplen las reglas de negocio, tales como omisiones en el registro de jornada (parcial o total), reglas de tolerancia, solicitudes de justificación o vacaciones, entre otras.
Se recomienda que estas tareas sean realizadas diariamente por los usuarios responsables de gestionar las excepciones. Esto permite un proceso lineal y automático, evitando la saturación de tareas de revisión y validación durante el día del corte o cierre.
Los siguientes procesos pueden variar dependiendo de las configuraciones y necesidades operativas de cada cliente:
1. Revisión de Sanciones (Día o Valor)
El sistema utiliza códigos de colores para identificar los conceptos que requieren atención:
- Color Rojo (Sanciones): Requieren validación obligatoria. Incluye:
- Días sin registro.
- Registros parciales.
- Incidencias de día sancionable.
- Retardos y salidas anticipadas.
- Eventos S/H o exceso de eventos (4+).
- Color Naranja con Rojo (Solicitudes): Indica sanciones que cuentan con una solicitud de justificación o permiso pendiente de autorizar o rechazar.
- Color Verde (Correctos): Corresponde a incidencias de días no sancionables o incidencias de valor (primas dominicales, descansos laborados, festivos laborados). Se recomienda verificar que estos valores coincidan con las reglas de negocio o revisiones manuales previas.
2. Autorización de Tiempo Extra
Se deben procesar los tiempos excedentes generados según los parámetros del sistema. El usuario tiene la facultad de:
- Autorizar el tiempo total excedente.
- Autorizar solo una fracción del tiempo.
- Mantener el registro sin autorización o rechazarlo si no procede.
3. Gestión de Solicitudes de Vacaciones
Consiste en autorizar o rechazar las solicitudes pendientes dentro del periodo actual, así como capturar los días de vacaciones tomados por el personal que no hayan sido registrados previamente.
Procesos Opcionales (Módulos Complementarios)
Dependiendo de los módulos habilitados en la plataforma, se deberán realizar las siguientes validaciones:
- Módulo de Comedor: Validar que el número total de consumos se encuentre dentro del rango promedio esperado para los días del periodo.
- Módulo de Transferencia de Horas: Realizar el traspaso de horas entre diferentes posiciones para identificar y registrar correctamente el tiempo laborado en funciones distintas a la posición original del empleado.
- Módulo de Horarios Internos: Confirmar los rangos de horas laboradas y el monitoreo de entradas y salidas para complementar, validar y consolidar los indicadores de productividad.