PreAsyst WEB permite autorizar los tiempos excedentes generados por el personal como tiempos extras, basándose en las reglas de negocio configuradas.
Las reglas de negocio se definen en:
•La pestaña de Tiempo Extra (ubicada en Parámetros).
•Las reglas de Redondeo de Tiempo Extra (ubicadas en el menú de Administración de Asistencia).
Ambas configuraciones se encuentran en el menú de Configuración.
📌 Acceso a la Opción
Se accede a esta funcionalidad a través de la opción Individual, dentro del submenú de Tiempo Extra, contando con los permisos de usuario final requeridos.
1. Búsqueda y Filtros
Esta pantalla permite la consulta de registros para un empleado específico:
Combo de Catálogo de Personas Permite ubicar al empleado a través de: número de empleado, nombre(s) y apellidos, u organización administrativa (unidad de negocios, departamento o centro de costos).
Combo de Mostrar Filtra los registros de tiempos excedentes o extras por: Todos, Solo Salidas, Solo Entradas, No Autorizados o Autorizados.
Campo de Fecha de Inicio y Fecha Final Establecen el rango de consulta. El formato por defecto es día/mes/año (dd/mm/aaaa), pero puede variar según la configuración de idioma y región (ej. mes/día/año, mm/dd/aaaa, si está en inglés).
Botón Buscar Tiempos Extras Ejecuta la búsqueda con los filtros seleccionados.
2. Acciones con Registros (Autorización y Cancelación)
Una vez visualizados los registros como resultado de los filtros seleccionados:
A. Autorización de Tiempo Extra
1. Para autorizar un tiempo excedente como tiempo extra, oprima el checkbox llamado Autorizado (se colocará en color azul).
2. Al autorizar, se aplicará automáticamente la regla de redondeo de tiempo extra, si está configurada.
3. Restricciones: No se puede autorizar más tiempo extra del excedente generado, pero sí se puede autorizar una cantidad menor.
4. Se debe seleccionar un comentario que justifique la autorización. Los motivos se definen en el catálogo de motivos generales del tipo Tiempo Extra.
5. Finalmente, oprima el botón Guardar Cambios ubicado en la parte superior de la pantalla.
B. Cancelación de Autorización
• Si un tiempo excedente ya está autorizado como extra y se requiere cancelar la autorización, oprima el botón con el símbolo de “x” (eliminar) ubicado en la sección de Acciones a la derecha.
• Nota Importante: Si se modifica el horario o se reprocesan los eventos de una fecha que ya cuenta con tiempo extra autorizado, el tiempo extra autorizado se cancelará automáticamente, y deberá ser autorizado nuevamente.
3. Agregar Tiempo Extra Manual
La opción Agregar Tiempo Extra (ubicada en la parte superior) se utiliza para registrar un tiempo extra sin la necesidad de que exista un tiempo excedente.
• Restricción: No se puede agregar tiempo extra en una fecha que tenga una incidencia de día aplicada (por ejemplo, descanso o falta), ya que requiere un horario laborado registrado.
• Proceso:
1. Seleccione al empleado.
2. Coloque la fecha, el tiempo extra autorizado y el motivo.
3. Oprima el botón Autorizar Tiempo Extra (en la parte superior).
• El registro aparecerá en la pantalla general como un Tiempo Extra Manual, con un indicador de color rojo a la izquierda.
• Este tiempo extra manual también se le aplica la regla de redondeo y puede ser cancelado usando el botón de acciones de eliminar.
• El botón Cancelar permite regresar a la pantalla general de tiempo extra.
4. Consideraciones Finales
• Solo deben autorizarse como tiempo extra los tiempos excedentes que se requieran. No se realiza ninguna acción sobre los tiempos excedentes que no se autoricen.
• Una vez bloqueado el periodo, el tiempo extra autorizado no podrá ser modificado ni eliminado.
• Una vez cerrado el periodo, tanto los tiempos extras autorizados como los excedentes no autorizados pasan a la base de datos histórica, sin posibilidad de ser modificados o eliminados.
5. Clasificación de Tiempo Extra Legal
Se requiere que después de cada proceso de autorización, cancelación o modificación de tiempos extras, se acceda a la opción "Calcular Tiempo Extra Legal Masivo".
• Este proceso clasifica las horas de tiempo extra autorizadas en horas dobles no integrables, horas dobles integrables u horas triples, de acuerdo con la legislación laboral aplicable en México.
• Se ejecuta oprimiendo el botón "Calcular Tiempo Extra Legal Masivo" en la parte superior.
• Este proceso se puede ejecutar repetidamente mientras el periodo no esté bloqueado o cerrado.
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