Esta Guía Simplificada de PreAsyst WEB funciona como el eje central para garantizar que la administración del personal sea precisa, legal y eficiente. A continuación, presento la consolidación técnica de esta guía, diseñada para ser consultada tanto en la configuración inicial como en la operación diaria.
🚀 Fase I: Configuración Inicial (Puesta en Marcha)
Antes de operar el día a día, es indispensable completar estos cuatro pilares desde los accesos directos superiores:
1. Configura tu(s) reloj(es): Alta de dispositivos físicos en la plataforma.
2. Crea tu organigrama: Definición de Unidades de Negocio, Departamentos y Centros de Costos para segmentar la información.
3. Configurar Políticas de Asistencia: Establecimiento de "las reglas del juego" (tolerancias, roles de turno y tipos de periodos).
4. Crea y Administra Empleados: Alta del personal activo y asignación de sus respectivos parámetros operativos.
📅 Fase II: El "Día a Día" Operativo
Una administración exitosa se basa en la identificación visual y acción inmediata sobre las excepciones.
1. Identificación Visual por Colores (Semáforo de Excepciones)
El sistema utiliza un código de colores en las pantallas de Administración Vertical y Horizontal para priorizar tareas:
Color Significado Acción Requerida
Rojo Estado Crítico Atención inmediata (Faltas, retardos, errores).
Gris Día sin Registro Agregar Horario o Incidencia (Falta/Incapacidad).
Turquesa Jornada Parcial Falta marca de entrada o salida. Modificar horario.
Negro Eventos S/H Eventos sin horario. Validar rol de turnos y reprocesar.
Naranja Pendiente Solicitud de justificación enviada por el empleado.
Verde Limón 4+ Eventos Revisar registros de entradas/salidas de comida.
Verde Claro Informativo Incidencias no sancionables. Solo revisión.
2. Gestión de Justificaciones y Cambios
Para corregir el estado "Rojo" o "Gris" o "Turquesa", el administrador dispone de estas herramientas:
• Modificar Horario: Permite editar entradas y salidas en formato de 24 horas (ej. 13:00). Es el lugar para activar el check de Justificación de Retardos (el marcador cambiará de gris a azul).
• Modificar Incidencia: Útil para cambiar una "Falta" por una "Vacación" o "Permiso", y marcar el registro como Verificado.
• Restablecer Horario: Función especial que toma los eventos de una incidencia (ej. un empleado que checó pero no tenía horario) y los convierte en una jornada laboral válida.
🛠️ Fase III: Módulos Complementarios y Cierre
Una vez saneada la asistencia diaria, se procede con la administración avanzada:
1. Tiempo Extra y Vacaciones
• Autorización de TE: El sistema muestra el "Tiempo Excedente". El administrador decide si autoriza el total, una fracción o nada.
• Vacaciones: Gestión de solicitudes vía Kiosko. La autorización impacta automáticamente en el saldo del empleado y pone el día en color verde (incidencia).
2. Mantenimiento Masivo: Reproceso de Eventos
Si se cambian políticas (ej. se otorga una nueva tolerancia general), se utiliza el Reproceso.
• Importante: Solo afecta eventos de relojes/app. No borra cambios manuales a menos que se activen las casillas de "Limpieza".
3. Interfaz y Cierre de Nómina
El paso final del ciclo es:
1. Generar Tarjetas de Asistencia: Documentos para firma del empleado.
2. Generar Archivo de Incidencias: Exportación de datos planos (Layout) para importar en el sistema de nómina del cliente.
3. Cierre/Bloqueo del Periodo: Acción definitiva que envía la información al histórico y evita modificaciones posteriores.
💡 Consejo Pro: El Formato de 24 Horas
Recuerde que para evitar errores de congruencia en turnos nocturnos, siempre debe usar el formato militar:
• 00:00 para Medianoche.
• 13:00 para 1:00 PM.
• 23:59 límite actual de jornada por turno.
Guía de Administración de Asistencia y PreNómina (Deber ser)
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