Como parte del proceso de cierre, es necesario que los usuarios responsables verifiquen y validen las excepciones detectadas por el sistema. Estas excepciones surgen cuando no se cumplen las reglas de negocio establecidas, tales como registros de jornada incompletos, excedentes de tolerancia o solicitudes de ausencia pendientes.
Se recomienda realizar estas tareas de forma diaria para asegurar un proceso lineal y evitar la acumulación de revisiones el día del corte.
1. Revisión de Incidencias y Sanciones
El sistema utiliza un código de colores para identificar el estado de cada registro. El objetivo es que el usuario valide, modifique o rechace según corresponda:
- Estado Crítico (Color Rojo): Requiere atención inmediata en los siguientes conceptos:
- Días sin registro (Gris).
- Jornadas parciales (Turquesa).
- Incidencias de valor (Azul) e Incidencias de día sancionable (Morado).
- Retardos (Celeste) y Salidas anticipadas (Violeta).
- Eventos sin horario (Negro).
- Registros múltiples (4+ eventos) (Verde limón), útil en jornadas con horario de comida.
- Gestión de Justificaciones (Rojo con Naranja): Indica sanciones que cuentan con una solicitud de justificación pendiente de autorización o rechazo.
- Registros Informativos (Color Verde): Corresponde a incidencias de días no sancionables (Verde claro). Se recomienda confirmar que la asignación sea correcta según las reglas operativas.
2. Autorización de Tiempo Extra
Los tiempos excedentes generados a partir de los parámetros configurados deben ser gestionados de la siguiente manera:
- Autorización parcial o total: Es posible validar solo una fracción del tiempo excedente si el proceso así lo requiere.
- Sin acción: Aquellos tiempos que no procedan pueden permanecer sin autorización o ser rechazados según el criterio administrativo.
3. Gestión de Vacaciones
Es indispensable procesar todas las solicitudes dentro del periodo actual:
- Pendientes: Autorizar o rechazar solicitudes enviadas por el personal.
- Captura Manual: Registrar días de vacaciones tomados que no hayan sido reportados previamente en el sistema.
4. Procesos Opcionales (Módulos Complementarios)
Dependiendo de la configuración del cliente, se deben validar los siguientes apartados:
- Módulo de Comedor: Verificación de que el total de consumos se encuentre dentro de los rangos promedio esperados para el periodo.
- Transferencia de Horas: Realizar el traspaso de horas entre diferentes posiciones para reflejar el tiempo laborado en puestos distintos al original.
- Horarios Internos: Confirmación de los rangos de horas laboradas para el monitoreo de productividad, permitiendo la consolidación de datos de entrada y salida.