Alta de Empleados #
Esta sección permite el registro de los colaboradores que requieren la generación y visualización de asistencia y prenómina en PreAsyst WEB.
Identificador de Empleado
Cada colaborador debe contar con un número de empleado único. Este identificador no puede ser reutilizado ni duplicado, incluso si el registro pertenece a un empleado dado de baja.
Captura de Datos
El sistema distingue entre dos tipos de información:
- Campos Obligatorios: Datos indispensables para la correcta operación del sistema; no pueden permanecer vacíos.
- Campos Opcionales: Información complementaria que puede omitirse según las necesidades de la organización.
Proceso de Enrolamiento Biométrico
Para mantener la integridad de la base de datos, se debe seguir el orden de registro establecido:
- Alta en el Software: El empleado debe darse de alta primero en PreAsyst WEB.
Enrolamiento en el Reloj: Posteriormente, se procede al registro biométrico (huella, rostro, palma o tarjeta) en el dispositivo asignado.
- Nota sobre Alta Remota: Si se enrola a un empleado en el reloj antes de registrarlo en el sistema, su número aparecerá automáticamente en la sección "Alta Remota" (ubicada en la pantalla principal del Catálogo de Empleados). En este caso, el alta deberá completarse directamente desde esa sección.
Verificación de Eventos
Una vez finalizado el proceso, es indispensable realizar pruebas de registro en el reloj para confirmar la correcta recepción de datos.
- Sincronización: La recepción del evento es inmediata.
- Procesamiento: La calificación técnica del evento en el sistema toma aproximadamente 5 minutos.
Manual del Catálogo de Empleados – Alta #
Asignación de turnos #
Al registrar a un nuevo empleado, se debe asignar su esquema de trabajo en la pestaña de Rol de Turnos. En la pantalla principal, existen dos opciones para completar este proceso:
La primera opción consiste en seleccionar una planilla de turnos desde el catálogo preconfigurado. Al hacerlo, el sistema cargará automáticamente el número de semanas que comprende la rotación, visualizando los horarios y descansos asignados a cada día.
La segunda opción permite ingresar directamente el número de semanas de rotación (en un rango de 1 al 16). Para definir este valor, es necesario identificar el ciclo de repetición del rol. Por ejemplo, si un empleado tiene un turno de día la primera semana, tarde la segunda y noche la tercera, regresando al turno de día en la cuarta semana, el número de semanas a registrar es 3. Esto se debe a que el ciclo se completa al finalizar la tercera semana. Bajo este esquema, la asignación se realiza de forma individual, seleccionando mediante el menú desplegable el horario o descanso correspondiente para cada día de la semana.
Este proceso ofrece total apertura, permitiendo al usuario administrador o encargado ajustar los horarios y descansos de acuerdo con las necesidades específicas del área o de la empresa donde labora el empleado.
Manual del Catálogo de Asignación de Planilla de Turno #
Asignación de tolerancias #
Al dar de alta a un empleado en la pestaña de Prenómina, se deben asignar las tablas de tolerancia de entrada y/o salida anticipada. Estas tablas permiten identificar retardos y salidas fuera de horario, basándose en los criterios configurados previamente.
En caso de que no se requiera aplicar estas reglas, los campos correspondientes podrán dejarse vacíos. Esta configuración es flexible y queda a discreción del usuario administrador de PreAsyst WEB.
Es importante considerar que la identificación de retardos y salidas anticipadas se activa al momento de la asignación y se aplica sobre los eventos registrados (ya sean automáticos o capturados manualmente en el Kardex y Prenómina). El proceso no es retroactivo, a menos que se realicen los cambios y se ejecute posteriormente un reproceso masivo de eventos.
Manual de Asignación de Tolerancias #
Asignación de grupo de dispositivos #
Al dar de alta a un empleado, se debe asignar el grupo de dispositivos que contiene los relojes digitales autorizados. Solo los eventos provenientes de estos dispositivos serán calificados y considerados para generar la asistencia en la fecha correspondiente.
Si se reciben eventos de relojes que no están asignados al grupo del empleado, estos se registrarán en su historial, pero no se tomarán en cuenta para el cálculo de su asistencia.
Asimismo, existen reglas de negocio específicas que podrían omitir eventos para el cálculo de asistencia, aun cuando el reloj digital pertenezca al grupo asignado y la información sea recibida correctamente.
Manual de Asignaciones de Dispositivos #
Administración Vertical #
Identificación de Excepciones #
Como parte del proceso de cierre, es necesario que los usuarios responsables verifiquen y validen las excepciones detectadas por el sistema. Estas excepciones surgen cuando no se cumplen las reglas de negocio establecidas, tales como registros de jornada incompletos, excedentes de tolerancia o solicitudes de ausencia pendientes.
Se recomienda realizar estas tareas de forma diaria para asegurar un proceso lineal y evitar la acumulación de revisiones el día del corte.
1. Revisión de Incidencias y Sanciones
El sistema utiliza un código de colores para identificar el estado de cada registro. El objetivo es que el usuario valide, modifique o rechace según corresponda:
- Estado Crítico (Color Rojo): Requiere atención inmediata en los siguientes conceptos:
- Días sin registro (Verde intenso).
- Jornadas parciales (Verde oscuro).
- Incidencias de valor (Azul) e Incidencias de día sancionable (Morado).
- Retardos (Celeste) y Salidas anticipadas (Violeta).
- Eventos sin horario (Negro).
- Registros múltiples (4+ eventos) (Verde limón), útil en jornadas con horario de comida.
- Gestión de Justificaciones (Rojo con Naranja): Indica sanciones que cuentan con una solicitud de justificación pendiente de autorización o rechazo.
- Registros Informativos (Color Verde): Corresponde a incidencias de días no sancionables (Verde claro). Se recomienda confirmar que la asignación sea correcta según las reglas operativas.
2. Autorización de Tiempo Extra
Los tiempos excedentes generados a partir de los parámetros configurados deben ser gestionados de la siguiente manera:
- Autorización parcial o total: Es posible validar solo una fracción del tiempo excedente si el proceso así lo requiere.
- Sin acción: Aquellos tiempos que no procedan pueden permanecer sin autorización o ser rechazados según el criterio administrativo.
3. Gestión de Vacaciones
Es indispensable procesar todas las solicitudes dentro del periodo actual:
- Pendientes: Autorizar o rechazar solicitudes enviadas por el personal.
- Captura Manual: Registrar días de vacaciones tomados que no hayan sido reportados previamente en el sistema.
4. Procesos Opcionales (Módulos Complementarios)
Dependiendo de la configuración del cliente, se deben validar los siguientes apartados:
- Módulo de Comedor: Verificación de que el total de consumos se encuentre dentro de los rangos promedio esperados para el periodo.
- Transferencia de Horas: Realizar el traspaso de horas entre diferentes posiciones para reflejar el tiempo laborado en puestos distintos al original.
- Horarios Internos: Confirmación de los rangos de horas laboradas para el monitoreo de productividad, permitiendo la consolidación de datos de entrada y salida.
Manual de Administración Vertical – Identificar Excepciones #
Justificaciones #
Una vez identificadas las excepciones en PreAsyst WEB, es necesario proceder con la justificación o corrección de cada caso. A continuación, se detallan las acciones requeridas según el tipo de incidencia:
1. Gestión de Incidencias Críticas (Color Rojo)
Para cada uno de estos conceptos, el sistema permite regularizar la situación mediante acciones específicas:
- Días sin registro (Verde intenso): Se debe evitar que el registro permanezca vacío. Utilice «Agregar Horario» para capturar la jornada manualmente o «Agregar Incidencia» para registrar faltas, incapacidades o permisos.
- Parciales (Verde oscuro): Si falta la marca de salida, utilice la opción «Modificar Horario» para capturar la hora correspondiente de forma manual.
- Incidencias de Valor (Azul): Aplica para descansos, festivos laborados o primas dominicales. Verifique el cálculo y, si requiere ajustes, utilice «Modificar Horario» para editar los valores en la sección inferior de la pantalla.
- Incidencia de Día Sancionable (Morado): Para justificar este rubro, utilice la opción «Modificar Incidencia», que permite cambiar el registro por una incidencia no sancionable (o por otra de distinta naturaleza).
- Retardos (Celeste) y Salidas Anticipadas (Violeta): Acceda a «Modificar Horario», ubique el registro y active la casilla de verificación (check) situada a la derecha. El marcador cambiará de gris a azul para confirmar la justificación.
- Eventos S/H (Negro): Antes de intervenir, valide que el número de empleado coincida en el reloj y el sistema, y que el colaborador tenga asignado su rol de turnos, tablas de tolerancia y grupo de dispositivos. Tras verificar esto, ejecute la función «Reprocesar Eventos» para recalificar los registros.
- 4+ Eventos (Verde limón): En jornadas con horario de comida, identifique y confirme cuáles registros corresponden a la salida y entrada de alimentos para asegurar el cálculo correcto del total de horas.
Pasos Generales para Guardar: En todos los casos anteriores (excepto reprocesos), es indispensable seleccionar un Motivo del catálogo general, añadir un comentario personalizado si se requiere y pulsar el botón "Guardar Cambios" en la parte superior.
2. Solicitudes de Justificación (Rojo con Naranja)
Si una excepción muestra un indicador Naranja, significa que existe una solicitud de justificación enviada por el personal. El administrador debe revisar los detalles y proceder a Autorizar o Rechazar la solicitud según corresponda.
3. Incidencias No Sancionables (Color Verde)
Para los registros en Verde claro, se recomienda una revisión de cumplimiento. Si se detecta alguna anomalía, puede utilizar las funciones "Modificar Horario" o "Modificar Incidencia" para realizar los ajustes necesarios.
Manual de Administración Vertical – Justificaciones #
Modificar Horario #
PreAsyst WEB dispone de la función Modificar/Justificar, accesible desde las secciones de administración vertical y horizontal. Esta herramienta permite ajustar los registros de jornada generados tras la calificación de eventos provenientes de relojes digitales o de la modalidad de asistencia remota.
1. Gestión de Horas y Formato
Es posible agregar o editar los registros de entrada, salida a comer, regreso de comida y salida definitiva bajo las siguientes condiciones:
- Formato de 24 horas: Los registros deben ingresarse en formato militar (ej. la 1:00 p.m. se captura como 13:00). Para la medianoche, el valor correcto es 00:00.
- Límite de Jornada: Actualmente, el sistema permite un máximo de 23:59 horas laboradas por turno. (Nota: La capacidad para exceder este límite se encuentra en desarrollo).
- Horarios Nocturnos y Extendidos: Al gestionar jornadas que inician en un día y concluyen en el siguiente, es fundamental validar que las fechas asignadas a cada evento correspondan al cambio de día natural para asegurar la congruencia del registro.
2. Campos Complementarios de Edición
Además de las horas de marcaje, esta opción permite actualizar los siguientes conceptos:
- Motivos: Selección de motivo general del catálogo y captura de comentarios personalizados.
- Justificaciones: Activación de excepciones para retardos y salidas anticipadas.
- Conceptos Especiales: Edición de valores para prima dominical, festivo laborado, descanso laborado y permisos parciales.
- Horas Adicionales: Registro de tiempos extra o complementarios.
3. Finalización del Proceso
Para asegurar que los cambios se apliquen correctamente en la base de datos, se debe interactuar con los controles superiores de la pantalla:
- Guardar cambios: Almacena y recalifica la información actualizada.
- Cancelar: Descarta las ediciones y mantiene el registro original sin alteraciones.
Manual de Administración Vertical – Modificar Horario #
Modificar Horario #
PreAsyst WEB permite gestionar y editar las incidencias registradas en el sistema a través de la opción Modificar/Justificar, disponible en las vistas de administración vertical y horizontal. Estos registros pueden provenir del proceso automático de posteo (faltas, descansos y festivos no laborados) o de ajustes manuales realizados por usuarios con los permisos correspondientes.
Funcionalidades de Edición
Dentro de esta interfaz, es posible actualizar los siguientes elementos:
- Tipo de Incidencia: Permite sustituir la incidencia actual por una nueva categoría según sea necesario.
- Motivos y Observaciones: Actualización del motivo general del catálogo y captura de comentarios personalizados para detallar la causa del registro.
- Estatus de Verificación: Incluye la opción «Marcar como verificado». Al activar esta casilla (la cual cambia a color azul), el sistema registra que la incidencia ha sido revisada y validada por el responsable, facilitando el control y seguimiento operativo.